Roofs 2014-09-03 Help! Een meest economische aanbesteding!

Ik weet het. Ik begin een beetje zuur te worden. Misschien is het de leeftijd of het gebrek aan inlevingsvermogen in de gedachtespinsels van onervaren adviseurs die het voor de klant zo transparant mogelijk willen maken. Ik weet het, en het is niet goed, maar bij zo’n onderhandse aanbesteding  wil ik zo nu en dan een “Van Gaaltje” doen en roepen: “Ben ik nou zo slim of zijn jullie zo dom?”

Anders dan in de wereld van snel scoren en de aandelenhandel geldt in ons vak nog wel: Resultaten uit het verleden zijn een garantie voor de toekomst. Als je als dakdekker in het verleden rotzooi hebt afgeleverd, de boel hebt geflest of anderszins een waardeloze indruk hebt achtergelaten, dan kan je het bij deze klant wel schudden. Gebeurt het vaker, dan heb je geen bestaansrecht. Maar doe je het werk goed, werk je klantgericht en ook nog eens voor een redelijke prijs, dan bouw je een klantenkring op. Natuurlijk niet altijd meer één op één, maar je wordt toch zeker uitgenodigd om met onderhandse aanbestedingen mee te doen.

Gelukkig wordt je hierbij vaak de mogelijkheid geboden je te onderscheiden van de collega relaties die deze opdrachtgever heeft. Ook gebeurt het dat we met andere dealers op een voorgekookte prak mogen inschrijven, waarbij het bedrijf met de meeste honger of de minste indirecte kosten op dat moment de beste prijs af kan geven. De klant weet wat hij of zij wil, weet uit ervaring bij wie het kan worden ingekocht en kan zich dus eigenlijk geen buil vallen.

Maar door het samenvoegen van afdelingen en lozen van staffuncties bij opdrachtgevers loopt veel kennis weg, of heeft de coördinator van weleer geen tijd meer om deze onderhandse aanbestedingen te begeleiden. Daar kunnen dan gelukkig de onafhankelijke  adviesbureaus weer een fijne boterham aan verdienen. Zoals u het al jaren heb gedaan, beste opdrachtgever, dat kan natuurlijk niet meer, krijgt de klant dan te horen. Dat is achterhaald, onvoldoende transparant, concurrentiebeperkend en daar kan het adviesbureau geen reet aan verdienen. Alleen dat laatste wordt dan niet gezegd.

Nee, we gaan het anders doen. Wij gaan het werk gunnen aan de meest economische inschrijver. We gaan niet alleen kijken naar wie de laagste prijs aanbiedt. Nee, wij prijzen ook het voldoen aan de technische omschrijving, een overtuigende procesbeheersing, het uitvoeringsplan, milieuvriendelijk materiaalgebruik en de toepassing van duurzaamheid af. Daar hangen we dan percentages aan en die tellen dan weer mee in het totale kostenplaatje.

U begrijpt het al: steeds stink ik er weer in en doe ik voor een goede relatie mee aan zo’n “over de top” aanbesteding. Ik heb nog nooit meegemaakt dat de laagste inschrijver zo weinig punten kreeg dat hij het niet ging maken. Sterker nog: ik heb nog geen adviseur of collega gesproken die dit wel heeft meegemaakt. Wel zie ik dat als ik netjes het bestek volg, de vergissingen van het adviesbureau voor aanbesteding meld, en de nota van wijzigingen in mijn aanbieding verwerk, ik nog geen 100% score haal.

Dat ik overtuigend moet aantonen dat het proces te beheersen is bij een onderhandse aanbesteding is natuurlijk een aanfluiting. Het is in mijn ogen een brevet van onvermogen van de aanvrager. Als ik een werk onderhands uitbesteed, moet ik weten of de partijen waarbij ik het wil aanvragen voldoende kennis en ervaring hebben om de door mij gewenste werkzaamheden met die producten tot een goed einde te brengen. Ook zal ik kijken of ze binnen mijn bedrijfsvoering passen. Pas dan zou ik ze aanvragen. Als ik dan nog moet vragen of zij het proces wel beheersen, dan heb ik mijn werk heel slecht voorbereid.

Het uitvoeringsplan bij een gecompliceerd werk, daar zou ik als opdrachtgever ook wel nieuwsgierig naar zijn. Dit kan inderdaad aantonen of de inschrijver verder heeft nagedacht dan alleen m2 en m1.     

Eerst schrijven we een bestek met merk en uitvoeringswijze. Dan gaan we ook het milieuvriendelijk materiaalgebruik en de toepassing duurzaamheid afprijzen. Als ik dan weer het bestek op de letter volg, kom ik opnieuw lang niet aan 100%. Hoe bleu moet je dan zijn als adviesbureau. Ik bied letterlijk aan wat je vraagt en dat is dan zo milieuonvriendelijk dat ik bijvoorbeeld een 25% score haal.

Dan heb ik het nog maar niet over het gebrek aan transparantie van opdrachtgevers zijde. Ik zit nog steeds op de eerste onderbouwde afprijzing van de zachte kanten van een aanbesteding te wachten.

Misschien ben ik wel wat zuur, maar ik kan me niet voorstellen dat ik de enige ben die zo nu en dan een “Van Gaaltje” wil doen.

 

Theo Wiekeraad

Wilt u deze tekst in opgemaakte vorm lezen met foto's, klik dan deze link aan, dan ontvangt u de tekst in een PDF bestand



Deze website wordt mede mogelijk gemaakt door:

Leveranciernaam

Inschrijven nieuwsbrief