Zoeken

Roofs 2011-01-03 Het moderne aanbesteden

Het moderne aanbesteden

Een moderne aanbesteding begint bij het bedrijfsbureau van de gemiddelde opdrachtgever. Hier kijkt men eerst naar de budgetten die staan voor de werken en vervolgens pakt men de Compagnie Bijbel voor het aanbesteden en inkopen van diensten en goederen - anders dan noodzakelijk voor directie en/of eigen gebruik binnen het kantoor (echt belangrijke zaken kunnen binnen het old boys netwerk worden ingekocht). In de bedrijfs-Bijbel staan de criteria, het liefst opgesteld door managers en accountants die niets met de werkzaamheden te maken hebben, die moeten zorgen voor eerlijke concurrentie tussen de aanvragers en de scherpst mogelijke prijzen.

In deze Bijbel vindt men dat er omwille van de laagst mogelijke prijs bij aanbestedingen geen merknamen, typen of andere voorkeuren genoemd mogen worden. Dit maakt het immers alleen maar lastig om prijsnivellerend te kunnen aanvragen. Verder kunnen de aanvragers er vinden wanneer en hoeveel aannemers moeten worden ingeschakeld voor een aanbesteding. Bij geraamde werkzaamheden onder de € 500,-- mag met een simpele opdrachtbon werk worden uitgevoerd. Offertes tot € 2.500,-- mag de bevriende relatie van de opzichter na offerte 1 op 1 maken.
Van € 2.500,-- tot € 15.000,-- moeten we DRIE aanbieders hebben en bij offertes boven de € 15.000 moeten we minstens VIJF aannemers benaderen om een prijs te maken.

Uiteraard is de ene Bijbel niet gelijk aan het andere gebodsboek en kunnen de bedragen wat anders uitvallen, maar het Schrift bepaalt en de Mens schikt. Hij die niet luistert roept de toorn van de controller over zich af en mag vrezen voor zijn voortbestaan binnen de Compagnie.

Om te zorgen dat alles tot zes cijfers achter de komma is ingedekt, bestaat de moderne aanvraag uit minimaal 25 pagina’s ‘do’’s en ‘don’t’s voor de opdrachtnemer. Dit ter meerdere eer en glorie van de opdrachtgever. Alles wordt benoemd of op voorhand afgewezen om er maar voor te zorgen dat
de opdrachtgever niets kan worden verweten - of dat hij op een of andere manier aansprakelijk kan worden gesteld voor zaken die de Compagnie had moeten weten maar die in de rest van de aanvraag onbenoemd zijn gebleven. Verder worden op voorhand dwangsommen, garantieverklaringen en bankgaranties uit de hoge hoed getoverd met betalingscondities die de aannemer niet met droge ogen aan zijn bank durft te vertellen of aan zijn leveranciers kan vragen. Doet hij dit wel, dan wordt zijn kredietwaardigheid per direct naar nul komma nul teruggezet.

Het voordeel van dit alles is dat de projectbegeleider van de Compagnie weet dat hij zich om de kwaliteit van het werk geen zorgen hoeft te maken: hij mag dat tenslotte van zijn directie niet omschrijven. Dus is de motivatie buiten het bedrijfsbureau vaak zoek. Net zo zoek als de relevante informatie voor de aanbieder. Maar dat is voor het bedrijfsbureau geen probleem. Ook met minimale informatie kunnen ze een bestek in elkaar flansen. Want daar mag op kantoor niet teveel tijd aan worden besteed. Die tijd moet namelijk weer verantwoord worden aan de controllers. Daarbij komt nog dat wat niet omschreven is volgens het eerste deel van het bestek de Compagnie niet kan worden verweten. Verder hebben de aanbieders toch tijd zat om het uit te zoeken.
“Als ze voor ons willen werken moeten ze er wel wat voor willen doen,” is het motto
van de Raad van Bestuur.

Dus met een bestek waar de eerste paragrafen voor het faillissement van een opdrachtnemer kunnen zorgen gaat de dakdekker de wei in en hij komt vervolgens met meer vragen dan antwoorden terug op kantoor. “Moeten we voor dit bestek wel een aanbieding maken?” is
een vraag die regelmatig op kantoor te horen is. “Ik stel wel wat vragen per mail,” is dan
het antwoord van de accountmanager. Helaas: al zijn de vragen nog zo specifiek, de antwoorden blijven vaag of luiden: ‘Zie bestek’. Laat het daar nou net niet instaan.

Vol vragen wordt het bestek afgeprijsd en de offerte ingediend. Inkoop gaat onder intern toezicht de aanbiedingen openen (want wie vertrouwt er nu nog een collega?). En surprise, surprise: er liggen drie onvergelijkbare aanbiedingen met een prijs. “Kijk, we hebben een laagste inschrijver!”
roept de inkoper blij. “Dit is duidelijk de beste aanbieding! Deze partij gaat het maken!”

Schets ik volgens u een te zwart scenario? Ga eens een paar dagen op de calculatie zitten. Sterkte.

Theo Wiekeraad