Roofs 2006-10-32 Software beheert alle fasen van het project

Om een aanvraag tot en met de facturering soepel te laten verlopen, is een goede organisatie noodzakelijk. Automatisering is hierbij een handig hulpmiddel. Hoe een softwarepakket binnen de organisatie van een dakdekkerbedrijf functioneert, wordt in dit artikel uiteengezet. Klijn Dakbedekkingen uit Hardinxveld-Giessendam maakt sinds anderhalf jaar gebruik van het GildeWIN-pakket van Gilde Software uit Zevenaar.

Toen begin 2005 calculator John van Deudekom bij het dakdekkerbedrijf in dienst trad, werd tevens besloten tot de aanschaf van het softwarepakket. Tot dat moment werkte het bedrijf met de voorganger van het systeem, GildeDOS. Van Deudekom had bij zijn vorige werkgever ervaring met het GildeWIN-pakket opgedaan en bemerkt dat dit een prettigere en snellere manier van werken betekende. Hij maakte zich er dan ook sterk voor het pakket aan te schaffen. Dit gebeurde, en besloten werd niet alleen de calculatie, maar het volledige pakket in het bedrijf te implementeren. Dit gebeurde in maart van datzelfde jaar, waardoor het dakdekkerbedrijf momenteel volledig is geautomatiseerd. Hoe functioneert een dergelijk pakket binnen een bedrijf? Roofs bekeek het systeem.

Calculatie

Het gaat hier om een automatiseringssysteem, waarbij als uitgangspunt is genomen dat men met zo min mogelijk handelingen de beschikking heeft over zoveel mogelijk informatie. Voor de invoer van informatie geldt dat men dubbelingen wil voorkomen. Wijzigingen in het ene programma werken daarom door in alle relevante andere programma’s, zodat men dezelfde wijzigingen niet elders opnieuw hoeft in te voeren. Standaard gegevens, zoals de diverse dakopbouwen, zijn ook in het programma gestandaardiseerd.

Het belangrijkste onderdeel van het systeem is de calculatie. De gegevens die in dit stadium worden ingevoerd, zijn immers niet alleen van belang voor de calculatie. Ook de offerte, de uitvoering, het onderhoud en de facturering gaan uit van deze gegevens. “Het eerste dat ik doe als er een aanvraag binnenkomt,” vertelt Van Deudekom, “is het aanmaken van een projectnummer. Daar hang ik direct de NAW-gegevens onder. Met dit projectnummer is het project in de hele organisatie op te vragen en te volgen. Indien nodig kunnen tijdens het traject gegevens worden aangepast; deze aanpassingen werken dan op alle niveaus door. Het voordeel hiervan is dat de informatie niet in elk onderdeel en elk bestand opnieuw aangepast hoeft te worden. Een eventueel foutieve invoer valt ook eerder op omdat de fout overal staat, men ziet dus eerder wanneer iets niet klopt. Dit scheelt een hoop gepuzzel en faalkosten. Natuurlijk kunnen bepaalde gegevens waar niet iedereen iets mee te maken heeft, zoals bijvoorbeeld financiële informatie, worden afgeschermd; deze zijn via autorisatie toegankelijk.”

“Vervolgens neem ik kennis van de bestekteksten, daarna begin ik aan de calculatie. Ik selecteer de standaard sjablonen die van toepassing zijn op het bewuste project. Een project met bijvoorbeeld een APP-dakbedekking kan een aantal dakopbouwen hebben, met isolatiemateriaal van verschillende dikte en materialen, met verschillende dampremmers, etc. Men kan het sjabloon zo uitgebreid maken als men zelf wil; zelf geef ik de voorkeur aan een zo compleet mogelijk sjabloon: men kan sneller iets weghalen dan iets toevoegen.  Het sjabloon bevat dus alle mogelijke opbouwen, daarna verwijder ik wat niet van toepassing is. In totaal beschik ik nu over 22 sjablonen. Maar ieder dak is uniek, per project moet dus de precieze dakopbouw worden bepaald.”

“Het programma is gebaseerd op het Bouwbesluit; als in het programma bijvoorbeeld de Rc-waarde wordt aangepast, verandert ook de dikte van het isolatiemateriaal, etc. Een dakopbouw is op deze manier snel en foutloos te bepalen. Leveranciers die eveneens met dit programma werken, kunnen hun systeem aan het onze koppelen om zo hun prijsveranderingen d.m.v. een importbestand door te geven. Voorwaarde hiervoor is wel dat de artikelnummers van de producten altijd hetzelfde blijven.”

Van Deudekom: “Daarna bepaal ik de meters van het dak vanaf de tekening met de digitale meetlat Geo:Lat (zie foto). Hiermee kun je de afmetingen van het dak en de plaatsen van de afvoeren en andere dakdoorvoeren nauwkeurig inmeten met behulp van een digitale pen. De schaal van de tekening is precies in te stellen of te herleiden aan de hand van informatie op de tekeningen, indien de schaalafmetingen afwijken. Zodra het ingemeten is, verschijnen, door een koppeling met de calculatie, ook de offertetekst plus hoeveelheden op het scherm. Zo beschikken we direct over een detailtekening met de juiste afmetingen en is de offerte gemaakt. Het calculatieprogramma is direct gekoppeld aan de offerteteksten; daar hoeft dus na de calculatie niet veel meer aan te gebeuren. Ik loop alles tekstueel na en voer eventuele prijsaanpassingen of projectkortingen door. Dan is de offerte gereed om te versturen. Digitale foto’s zijn in dit systeem eenvoudig toe te voegen, zodat de offerte goed verzorgd kan worden verstuurd en ingewikkelde details in een oogopslag inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Dit is zowel handig voor de offerte als voor de werkvoorbereiding.”

Uitvoering

Een dakdekkerbedrijf kan ervoor kiezen het gebruik van de software tot de voorcalculatie te beperken. Maar Joost Grootings van Gilde Software raadt het aan het pakket bedrijfsbreed in te voeren. “Alle onderdelen zijn namelijk op elkaar aangesloten, wat ook in het verdere proces een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert. Ook is de status van de projecten inzichtelijk te maken want alles wordt in het softwareprogramma bijgehouden. De gegevens uit GildeWIN kunnen worden gekopieerd naar een Word- of Excelbestand. Met een druk op de knop is een overzicht op een paar A-viertjes uit te draaien.”

Hans Klijn is een van de mensen die bij Klijn Dakbedekkingen het projectbeheer/renovatie uitvoert. “Het project is weer te volgen via het unieke projectnummer,” zet hij uiteen. “Als een offerte een opdracht wordt, verander ik in het systeem de categorie ‘offerte’ in ‘opdracht’. De calculatie bewaar ik wel, zodat altijd te zien blijft waar het project voor gecalculeerd is. Vervolgens wordt vanuit hetzelfde bestand de opdrachtbevestiging gemaakt. Ook de werkvoorbereiding wordt met dit systeem verzorgd.”

Het verdere verloop van het project wordt in het systeem bewaakt. Eventuele wijzigingen in de werkzaamheden en regieprojecten worden in het systeem doorgevoerd, zodat voor iedereen inzichtelijk blijft wat de status is van het project. De planning is op deze manier goed bij te houden: wat is er gedaan en wat had er gebeurd moeten zijn? De financiële consequenties van de wijzigingen zijn eveneens in één oogopslag te overzien, want we weten waar het project voor berekend is, welke kosten wij eraan maken en wat het op moet brengen. Zo kan tijdig worden ingegrepen als bijvoorbeeld een project veel langer dreigt te duren dan voorzien. Ook de onderhoudscontracten worden in dit systeem bijgehouden. Het systeem geeft zelf aan welk dak aan onderhoud toe is. Wanneer wij het onderhoud van een dak, om welke reden dan ook, opschuiven, blijft het systeem ons eraan herinneren dat het onderhoudsproject nog moet worden uitgevoerd.”

Overzicht van het calculatiescherm GildeWIN

Al deze informatie is ook weer handig bij de facturering. Roel Molenkamp verzorgt de boekhouding. “Door de integratie van de bestanden is ook de facturatie goed te doen,” vertelt hij. “Alle informatie over een project hangt onder het projectnummer en wijzigingen na de opdrachtbevestiging zijn allemaal al doorgevoerd op het moment dat ik ga factureren. Ook is het programma voorzien van overzichtelijke afdelingen voor crediteuren en debiteuren, in het programma zijn dus ook de betalingen bij te houden.”

Johan Teulings (projectbeheer/nieuwbouw): “Wij gebruiken het pakket zo breed mogelijk: werkbestekken voor de uitvoering, maar ook faxen naar de diverse partijen gebeurt met behulp van het projectnummer. Maar nog steeds benutten we niet alle mogelijkheden van het programma. Ik denk hierbij bijvoorbeeld aan lekkagemeldingen, speciale meldingen over een project (meerwerk), maar ook tussentijdse onderhandelingen over prijzen. Daar groeien we echter langzaam naartoe. Het softwarepakket is nu grotendeels gemodelleerd naar de organisatie van ons bedrijf en daar plukken wij nog dagelijks de vruchten van.”